Действующее законодательство РФ устанавливает особые правила в области документооборота, согласно которым, документация с истекшим сроком хранения подлежит утилизации. С помощью данной операции освобождается офисное пространство и упорядочивается архив, что позволяет получить экономию времени сотрудников на обработку, а это положительно сказывается на деятельности любого предприятия или организации. Профессиональная утилизация архивных документов проводится в несколько этапов. Данная процедура значительно снижает риски штрафных санкций и прочих взысканий со стороны контролирующих органов.
Основные этапы утилизации документов
- Определяется практическая и научная ценность документации предприятия или организации, проверяются сроки хранения, их соответствие законодательным нормам.
- Для этого в компании создается экспертная комиссия, состав которой утверждается руководством, издается соответствующий приказ.
- Составляется и утверждается руководством организации акт, в котором прописываются все документы, подлежащие утилизации.
- Последний этапом является уничтожение бумаг одним из возможных способов – применение шредера, вызова специализированной компании и прочее.
Необходимо помнить, что недостаточно просто избавиться от документации – этот процесс нужно зафиксировать соответствующими актами, чтобы не было претензий от контролирующих органов.
Почему утилизацию документов лучше доверить специализированным компаниям
Профессионалы досконально знают нюансы и «подводные камни» своей работы, поэтому все сделают качественно и с гарантией положительного результата. Будет грамотно составлен акт соответствующего образца, произведена погрузка, доставка и уничтожение всех бумаг.
Предприятия и организации могут самостоятельно выбирать, как будет производиться утилизация документов. Можно выделить три варианта сотрудничества. Первый – вывоз документации на уничтожение с территории клиента. В этом случае в офисе размещается запломбированный контейнер, который по мере наполнения или по графику забирается представителями компаний по утилизации.
Второй вариант – абонентское уничтожение документов. С компанией осуществляется сотрудничество на долгосрочной основе, что подходит для крупных предприятий. Третий вариант – передача шредера (измельчителя) в аренду на определенное время. Клиент самостоятельно уничтожает документы, передает сырье на вывоз в специализированную компанию и получает акт о проведении работ.